7 tips voor een ongevraagd advies

Vorige week schreef ik over wonen. Deze week ga ik een stapje verder. Ik vertel je zo meteen waarom.

Worstelt jouw adviesraad met het geven van ongevraagd advies? Je bent niet de enige. Er worden mij vaak tips gevraagd. Hieronder 7 tips én een voorbeeld dat als inspiratie kan dienen.

Tip 1: Zodra je besluit om een ongevraagd advies te schrijven is het belangrijk om te inventariseren welke inwoners met dit onderwerp te maken hebben. Raadpleeg hen vooraf of nodig hen uit tijdens het opstellen van het advies.

Tip 2: Plan een vergadering om het advies op te stellen. Beslis vooraf wie er voorzit en wie het conceptadvies opstelt (deze persoon noem ik hierna de secretaris).

Tip 3: Alle betrokkenen bereiden zich voor. Iedereen noteert vooraf vragen, opmerkingen en ervaringen over het onderwerp. Zowel positief als negatief.

Tip 4: Bedenk welke nota’s of beleidsstukken met het onderwerp te maken hebben. Gemeenten hebben in hun plannen vaak iets staan over het onderwerp. Als de adviesraad een koppeling met stukken maakt die al aanwezig zijn pakt dit vaak positief uit voor inwoners. De gemeente heeft een ‘kapstok’ om het onderwerp aan op te hangen. Het onderwerp kan in samenhang met andere dingen worden opgepakt. Dit zorgt dat dingen sneller van de grond komen en er meer integraal gekeken wordt.

Tip 5: Tijdens de bijeenkomst krijgen aanwezigen de ruimte om hun opmerkingen en vragen te delen. De voorzitter vat samen welke punten worden genoemd. Als voorbeeld gebruik ik het onderwerp wonen. Sommige leden noemen woonproblematiek voor ouderen, anderen juist voor jongeren of voor Ggz. Sommigen geven aan dat de gemeente duurder uit is wanneer zij de problematiek niet oplost. Zo ontstaan er dus al 4 ‘kopjes/ paragrafen’ die in je advies aan de orde komen.

Tip 6: De secretaris bundelt alle punten en verwerkt deze tot een conceptadvies. In de snelgids voor adviesraden geef ik daarbij o.a. onderstaande tips.

  • Het conceptadvies wordt geschreven vanuit een positief, kritische houding.
  • Begin het advies met iets positiefs. Kijk naar wat er goed gaat. De meeste medewerkers bij de gemeente doen hun best om goed werk te leveren. Een compliment ontvangen is prettig en komt de samenwerking vaak ten goede.
  • Kopjes en alinea’s maken een advies leesbaarder. De zinnen waarin je, je daadwerkelijke advies geeft, kan je onderstrepen om er nog meer nadruk op te leggen.  
  • Sluit af met een actie of uitnodiging. Zo weet de gemeente wat de adviesraad verwacht.

Tip 7: Als het conceptadvies klaar is, wordt deze aan alle betrokkenen toegezonden. Iedereen kan nog een laatste op- of aanmerking aanvullen en de secretaris past dit aan.  Het definitieve advies is klaar en kan naar het college van burgemeester en wethouders.

Vorige week schreef ik over wonen. Deze week over het geven van een ongevraagd advies. Ik heb beide dingen gekoppeld en voor jou een voorbeeld gemaakt van een ongevraagd advies over wonen. Deze kan je gebruiken ter inspiratie. Vul hieronder je gegevens in en download direct het voorbeeld.