7 tips voor het geven van een ongevraagd advies

Vorige week schreef ik over wonen. Deze week ga ik een stapje verder. Ik vertel je zo meteen waarom. Adviesraden worstelen nogal eens met het geven van ongevraagd advies.

Tip 1: Zodra je hebt besloten om een ongevraagd advies te schrijven is het belangrijk om te inventariseren welke inwoners met dit onderwerp te maken hebben. Raadpleeg hen vooraf of nodig hen uit tijdens het opstellen van het advies.

Tip 2: Plan een bijeenkomst/ vergadering om het advies op te stellen. Beslis vooraf wie er voorzit en wie het conceptadvies opstelt (deze persoon noem ik hierna de secretaris).

Tip 3: Alle betrokkenen bereiden zich voor. Iedereen noteert vooraf vragen, opmerkingen en ervaringen over het onderwerp. Zowel positief als negatief.

Tip 4: Bedenk welke nota’s of beleidsstukken met het onderwerp te maken hebben. Gemeenten hebben in hun plannen vaak iets staan over het onderwerp. Als de adviesraad een koppeling met stukken kan maken die al aanwezig zijn kan er integraal gewerkt worden en hoeft er niet persé iets ‘nieuws’ gecreëerd te worden.

Tip 5: Tijdens de bijeenkomst krijgen aanwezigen de ruimte om hun opmerkingen en vragen te delen. De voorzitter vat samen welke punten vaak worden genoemd. Als voorbeeld gebruik ik het onderwerp wonen. Sommige leden noemen woonproblematiek voor ouderen, anderen juist voor jongeren of voor Ggz. Sommigen geven aan dat de gemeente duurder uit is wanneer zij de problematiek niet oplost. Zo ontstaan er dus al 4 ‘kopjes/ paragrafen’ die in je advies aan de orde kunnen komen.

Tip 6: De secretaris bundelt alle punten en verwerkt deze tot een conceptadvies.

  • Het conceptadvies wordt geschreven vanuit een positief, kritische houding.
  • Begin het advies met iets positiefs. Kijk naar wat er wel goed gaat. De meeste medewerkers bij de gemeente doen hun best om goed werk te leveren. Een compliment ontvangen is prettig en komt de samenwerking vaak ten goede.
  • Kopjes en alinea’s maken een advies leesbaarder. De zinnen waarin je, je daadwerkelijke advies geeft, kan je onderstrepen om er nog meer nadruk op te leggen.  
  • Sluit af met een actie of uitnodiging. Zo weet de gemeente wat de adviesraad verwacht.

Tip 7: Als het conceptadvies klaar is, wordt deze aan alle betrokkenen toegezonden. Iedereen kan nog een laatste op- of aanmerking aanvullen en de secretaris past dit aan.  Het definitieve advies is klaar en kan naar het college van burgemeester en wethouders.

Vorige week schreef ik over wonen. Deze week over het geven van een ongevraagd advies. Ik heb beide dingen gekoppeld en voor jou een voorbeeld gemaakt van een ongevraagd advies over wonen. Deze kan je gebruiken ter inspiratie. Vul hieronder je gegevens in en download het voorbeeld.